— Guide · Outil métier
Remplacer Excel par un outil métier : quand ça vaut le coup
Excel est un excellent outil pour démarrer. Il devient un frein quand toute l'équipe travaille dans le même fichier, que l'information se perd entre les versions et que tout repose sur la personne qui a construit le tableau. Ce guide vous aide à savoir si vous en êtes là, et quelle alternative choisir
Par Idriss Bhugeloo, co-fondateur, responsable technique ·
Les signes qu'Excel ne suffit plus
Si vous vous reconnaissez dans deux ou trois de ces situations, le tableur vous coûte déjà plus qu'il ne vous rapporte
- Plusieurs versions du même fichier circulent par email ou WhatsApp
- Une seule personne sait vraiment comment le fichier fonctionne
- Les mêmes informations sont ressaisies à plusieurs endroits
- Une erreur de formule est découverte des semaines plus tard
- L'équipe terrain ne peut pas consulter ou remplir le fichier depuis un téléphone
- Impossible de savoir qui a modifié quoi, et quand
Quand garder Excel
Un outil métier n'est pas toujours la bonne réponse. Gardez votre tableur si une ou deux personnes seulement l'utilisent, si le fichier sert à une analyse ponctuelle plutôt qu'au travail quotidien, ou si le process change encore toutes les semaines. Dans ce dernier cas, stabilisez d'abord la façon de faire, puis digitalisez-la
Les trois alternatives
Un logiciel du commerce spécialisé dans votre métier est rapide à mettre en place. Il vous impose en revanche son fonctionnement, et son prix augmente souvent avec le nombre d'utilisateurs et de fonctions
Un outil no-code (Airtable, Notion et leurs équivalents) permet de construire soi-même une base partagée. C'est une bonne étape intermédiaire, qui atteint ses limites avec les rôles, les droits d'accès et les données sensibles
Un outil sur-mesure épouse exactement votre process, avec votre vocabulaire. Il coûte plus cher au départ, mais vous en gardez la maîtrise : pas de coût par utilisateur, et vos données vous appartiennent
Comment se passe le passage à un outil métier
Chez Manin Studio, un projet de ce type suit toujours les mêmes étapes
- Un atelier de cadrage sur votre process réel, avec les personnes qui le font
- Une interface conçue pour votre équipe, pas pour des informaticiens
- L'étude de la reprise de vos fichiers existants, dès le cadrage
- Une application installable sur mobile et ordinateur, sans passer par un app store
- La formation de l'équipe à la livraison, puis 30 jours de stabilisation
Quel budget prévoir
Pour digitaliser un process précis (devis, planning, suivi d'interventions), notre Sprint Métier démarre à 4 000€, livré en 3 à 6 semaines. L'hébergement, les sauvegardes, la sécurité et le support coûtent 200€ par mois, ou 2 000€ par an
Quand plusieurs process et plusieurs équipes doivent partager un seul outil, on passe à une application métier complète, chiffrée sur devis, avec une infogérance à 400€ par mois
Questions fréquentes
Peut-on garder Excel pour certaines choses ?
Oui. Un outil métier propose en général des exports Excel ou CSV : vos analyses ponctuelles restent dans le tableur, le travail quotidien passe dans l'outil
Que deviennent mes données si je change de prestataire ?
Chez Manin Studio, vous restez propriétaire de vos données à 100 %, et la réversibilité est garantie : l'application et les données peuvent être transférées vers vos propres comptes à tout moment
Mon équipe n'est pas à l'aise avec l'informatique, est-ce un problème ?
Non, c'est même la raison de faire du sur-mesure : l'interface reprend vos mots et vos habitudes. La formation et les 30 premiers jours servent à ajuster ce qui accroche
— Passer à l'action
Digitaliser un process
Remplacez Excel et les fichiers éparpillés par un outil métier sur-mesure, livré en 3 à 6 semaines. Studio web à La Réunion. À partir de 4 000€.